Ein Vertriebstool bezeichnet grundsätzlich jede Software, die dabei hilft, Vertriebsprozesse zu organisieren, zu steuern und effizienter umzusetzen. Dazu gehören zum Beispiel Tools zur Lead-Erfassung, zur Verwaltung von Verkaufschancen oder zur Kommunikation mit potenziellen Kunden. Oft handelt es sich dabei um spezialisierte Lösungen, die einzelne Aufgaben im Vertrieb abdecken.
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) geht dabei einen Schritt weiter. Es bildet nicht nur einzelne Vertriebsaktivitäten ab, sondern bündelt alle Informationen zu Kontakten, Unternehmen und Interaktionen an einem zentralen Ort. So entsteht eine vollständige Übersicht über die gesamte Kundenbeziehung – von der ersten Anfrage bis zur langfristigen Betreuung.
Der wichtigste Unterschied liegt also im Umfang: Während ein Vertriebstool häufig nur bestimmte Prozesse unterstützt, bildet ein CRM-System den gesamten Vertriebsprozess ganzheitlich ab und verbindet verschiedene Funktionen miteinander. In der Praxis verschwimmen diese Begriffe jedoch zunehmend, da viele moderne Vertriebstools gleichzeitig CRM-Funktionen enthalten.
Zu den zentralen Aufgaben im Vertrieb gehört es, potenzielle Kunden zu identifizieren, Beziehungen aufzubauen und diese systematisch bis zum Abschluss zu begleiten. Damit das funktioniert, müssen verschiedene Prozesse ineinandergreifen.
1. Lead-Management
Lead-Management umfasst dabei alle Schritte von der Erfassung neuer potentieller Kunden und ableiten von Verkaufschancen. Es geht darum, Leads strukturiert zu sammeln, zu bewerten und an die richtigen Ansprechpartner im Team weiterzugeben.
2. Pipeline-Steuerung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Pipeline-Steuerung. Hier werden die Verkaufschancen nun in verschiedenen Phasen abgebildet, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. So behalten Unternehmen den Überblick darüber, welche Deals sich in welchem Stadium befinden und wo Handlungsbedarf besteht.
3. Kommunikation
Auch die Kommunikation spielt eine zentrale Rolle im Vertrieb. Dazu zählen E-Mails, Telefonate oder Meetings mit Interessenten und Kunden. Wichtig ist dabei vor allem, dass alle Interaktionen dokumentiert werden, damit Informationen nicht verloren gehen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.
4. Reporting
Ergänzt wird das Ganze durch Reporting. Vertriebsaktivitäten und Ergebnisse werden ausgewertet, um zu verstehen, welche Maßnahmen funktionieren und wo Optimierungspotenzial besteht. So können datenbasierte Entscheidungen getroffen und der Vertrieb kontinuierlich verbessert werden.
Moderne Vertriebsprozesse sind komplexer und dynamischer als je zuvor: Kontakte entstehen über verschiedene Kanäle, Entscheidungen fallen schneller und die Erwartungen an eine persönliche Ansprache steigen.
Ohne ein strukturiertes System führt das schnell zu Problemen:
Das Ergebnis: ineffiziente Abläufe und verpasste Verkaufschancen.
Ein modernes Vertriebstool schafft hier die notwendige Struktur:
Darüber hinaus bieten moderne Tools wertvolle Einblicke:
So wird der Vertrieb nicht nur effizienter, sondern auch planbarer und skalierbar.
Unternehmen können heute aus einer Vielzahl unterschiedlicher Vertriebstools wählen, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in ihrem Einsatzbereich unterscheiden. Welche Lösung am besten passt, hängt dabei stark von den individuellen Anforderungen, der Unternehmensgröße und den bestehenden Prozessen ab.
Einfache Lösungen wie Excel oder einzelne Tools werden häufig genutzt, um erste Strukturen im Vertrieb aufzubauen.
Typische Einsatzmöglichkeiten mit Excel:
Für den Einstieg kann das ausreichend sein, da sich Prozesse individuell abbilden und flexibel anpassen lassen. Neben Excel kommen häufig spezialisierte Einzeltools zum Einsatz, die jeweils nur bestimmte Aufgaben abdecken:
E-Mail-Kommunikation:
→ Erstellung von Kampagnen und Automatisierung von Follow-ups
Organisation von Aufgaben und Terminen:
→ Planung, Aufgabenverteilung und Terminorganisation
Lead-Generierung:
Diese Tools erfüllen zwar jeweils ihren Zweck, haben aber einen entscheidenden Nachteil:
→ Das führt dazu, dass Abstimmungen aufwendiger werden und Potenziale im Vertrieb ungenutzt bleiben.
Moderne Vertriebstools gehen heute weit über einzelne Funktionen hinaus. Statt isolierter Lösungen setzen viele Unternehmen auf integrierte Systeme, die mehrere Prozesse in einer Plattform bündeln. Diese Tools kombinieren:
Zu den bekanntesten und am häufigsten eingesetzten Vertriebstools gehören:
Wie sich HubSpot im Vergleich zu anderen CRM-Systemen wie Salesforce schlägt, zeigen wir in unserem Blog HubSpot oder Salesforce?
Für kleine Unternehmen und im B2B-Bereich ist ein klar strukturierter Vertrieb besonders wichtig.
Oft übernehmen wenige Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig – ohne feste Abläufe entstehen schnell Probleme.
Typische Herausforderungen:
Auch wenn viele davon ausgehen, dass einzelne Tools ausreichen, lohnt es sich, früh auf ein modernes Vertriebstool mit CRM zu setzen. Der Grund: Erst ein zentrales System schafft die notwendige Struktur im Vertrieb:
Wenn Sie Kleinunternehmer sind und tiefer in das Thema einsteigen möchten, finden Sie in unserem Blogartikel zu CRM-Systemen für kleine Unternehmen weitere hilfreiche Informationen.
Ein gutes Vertriebstool sollte vor allem dabei helfen, Vertriebsprozesse klar zu strukturieren und den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten. Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung von Kontakten, sondern darum, den gesamten Vertriebsprozess effizient abzubilden und zu steuern.
Lead-Erfassung und -Verwaltung
Ein zentraler Bestandteil ist die Lead-Erfassung und -Verwaltung. Neue Kontakte sollten automatisch erfasst, gespeichert und bei Bedarf qualifiziert werden können, sodass keine potenziellen Kund:innen verloren gehen.
Follow-ups und Automatisierungen
Ebenso wichtig sind Follow-ups und Automatisierungen. Vertriebstools unterstützen dabei, Erinnerungen für Rückmeldungen zu setzen oder wiederkehrende Aufgaben automatisch auszuführen, damit Leads konsequent weiterverfolgt werden.
Pipeline- und Deal-Management
Für die Steuerung von Verkaufschancen ist ein Pipeline- und Deal-Management entscheidend. Deals werden dabei in verschiedenen Phasen dargestellt, sodass jederzeit sichtbar ist, wo sich eine Verkaufschance befindet und welche nächsten Schritte anstehen.
Reporting und Auswertung
Auch die Auswertung von Vertriebsaktivitäten spielt eine wichtige Rolle. Durch Reporting-Funktionen können Unternehmen nachvollziehen, welche Maßnahmen erfolgreich sind und an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht.
Integration mit Marketing
Darüber hinaus sollte ein gutes Vertriebstool die Integration mit Marketing ermöglichen. So können beispielsweise E-Mail-Kampagnen, Lead-Quellen oder Website-Aktivitäten direkt in den Vertriebsprozess einbezogen werden, was eine engere Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb ermöglicht.
Als HubSpot Partner empfehlen wir HubSpot als CRM und Vertriebstool für alle Unternehmensgrößen, denn es gibt für alle die passenden Sales Hub-Lizenzen mit den entsprechenden Funktionen. Unten gehen wir vertiefend darauf ein.
Mit HubSpot Sales Hub lassen sich Vertriebsprozesse zentral und strukturiert in einem System abbilden. Die Plattform kombiniert CRM-Funktionalität mit konkreten Sales-Tools und ermöglicht es, alle Aktivitäten rund um Leads, Deals und Kunden an einem Ort zu steuern.
Lead-Management strukturieren
Ein zentraler Bestandteil ist das Lead- und Deal-Management: Kontakte können erfasst, Deals verfolgt und alle Interaktionen automatisch dokumentiert werden. Dadurch entsteht eine vollständige Übersicht über den gesamten Vertriebsprozess.
Follow-ups systematisieren
Die Nachverfolgung von Leads wird durch HubSpot deutlich vereinfacht. E-Mails können direkt im CRM versendet und getrackt werden, während Meetings automatisch geplant werden können, sodass kein Kontakt verloren geht.
Deals und Pipeline steuern
Deals können im System angelegt und entlang verschiedener Phasen verfolgt werden. Dadurch wird der gesamte Vertriebsprozess transparent und nachvollziehbar abgebildet.
Kommunikation zentral bündeln
Alle Kommunikationsaktivitäten wie E-Mails, Anrufe oder Meetings werden im CRM dokumentiert oder direkt darüber gesteuert. So entsteht eine zentrale Übersicht über alle Interaktionen mit Kontakten.
Prozesse automatisieren
Wiederkehrende Aufgaben wie Follow-ups oder interne Abläufe können automatisiert werden. Das entlastet den Vertrieb und sorgt dafür, dass Prozesse effizient und konsistent ablaufen.
Ergebnisse messbar machen
Mit den integrierten Reporting- und Analysefunktionen lässt sich nachvollziehen, wie sich Deals entwickeln und welche Maßnahmen erfolgreich sind. So können Vertriebsprozesse gezielt optimiert werden.
Bestandskundenpflege und Kundenmanagement strukturieren
Auch die Pflege bestehender Kunden ist ein wichtiger Bestandteil im Vertrieb. Mit HubSpot lassen sich alle Interaktionen und Informationen zentral im CRM bündeln, sodass jederzeit ein Überblick über den aktuellen Stand der Kundenbeziehung besteht.
Zusätzlich können Kunden segmentiert und Aktivitäten nachverfolgt werden. So wird die Betreuung strukturierter und weiteres Potenzial, etwa für Upselling oder langfristige Zusammenarbeit, besser erkennbar.
Da im CRM viele sensible Kundendaten verarbeitet werden, spielt auch das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle. In unserem Blog zum HubSpot DSGVO Setup erfahren Sie, worauf Sie dabei achten sollten.
HubSpot bietet unterschiedliche Pakete für verschiedene Vertriebsanforderungen. Sie unterscheiden sich vor allem im Funktionsumfang und darin, wie detailliert sich Vertriebsprozesse abbilden lassen. Bereits in der kostenlosen Version sind grundlegende Funktionen für die Organisation und Nachverfolgung von Leads enthalten. Die kostenpflichtigen Versionen erweitern diese um Automatisierung, Analyse und zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten.
| HubSpot Free | Sales Hub Starter | Sales Hub Professional | Sales Hub Enterprise |
| Kontakte & Unternehmen im CRM verwalten | Alle kostenlosen Tools mit erweiterten Limits | Alle Sales Hub Starter Funktionen | Alle Sales Hub Professional Funktionen |
| Deals erstellen & einfache Pipeline nutzen | KI-gestützter Assistent im Vertrieb | KI-Meeting-Assistent für Gespräche & Follow-ups | KI-gestützte Analyse & Anreicherung von Kundendaten aus Anrufen |
| E-Mails senden & Öffnungen tracken | Anrufe im CRM durchführen & dokumentieren | KI-gestützte Lead-Recherche & personalisierte Ansprache | Gesprächsanalysen mit K.I. |
| Meetings planen (Terminbuchung) | Telefonnummern im CRM nutzen | Anrufe automatisch aufzeichnen, transkribieren & auswerten | Deals auf mehrere Personen aufteilen & Umsätze zuordnen |
| Anrufe manuell dokumentieren | Follow-ups automatisieren & Aufgaben strukturieren | Individuelle Reports & Sales-Analysen erstellen | Deal-Pipeline analysieren & Conversion-Raten auswerten |
| Aufgaben & Follow-ups verwalten | Kontakte & Deals kennzeichnen | Vertriebsaktivitäten zentral steuern & priorisieren | Leads qualifizieren & Meetings direkt buchen (Formulare) |
| Grundlegende Reports & Übersicht | Ziele festlegen & verfolgen | Vertriebsprognosen auf Basis von Daten erstellen | Deal-Freigaben & Genehmigungsprozesse steuern |
| Kontaktaufnahme & Follow-ups automatisieren (inkl. E-Mail-Sequenzen) | Anrufsteuerung automatisieren (IVR-System) |
Sie haben Interesse daran, den HubSpot Sales Hub in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Wir beraten Sie gerne unverbindlich.
Ein „bestes“ digitales Vertriebstool gibt es nicht pauschal, da die Wahl immer von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens abhängt. Faktoren wie Teamgröße, Vertriebsprozesse, Budget und gewünschter Funktionsumfang spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Während einfache, vertriebsfokussierte Tools wie Pipedrive vor allem durch ihre Benutzerfreundlichkeit überzeugen, bieten umfassendere Plattformen wie HubSpot oder Salesforce deutlich mehr Möglichkeiten zur Automatisierung, Analyse und Integration verschiedener Prozesse, wobei HubSpot insbesondere durch seinen All-in-One-Ansatz und einen einfachen Einstieg punktet, während Salesforce als leistungsstarke, aber komplexere Lösung vor allem bei größeren Unternehmen eingesetzt wird.
Entscheidend ist daher nicht, welches Tool allgemein als das „beste“ gilt, sondern welches am besten zu den eigenen Prozessen passt und langfristig mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Moderne CRM-basierte Vertriebstools bieten hier die größte Flexibilität, da sie den gesamten Vertriebsprozess zentral abbilden und kontinuierlich erweitert werden können.
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