Unternehmen setzen heute auf unterschiedliche Softwarelösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten und Daten zentral zu verwalten. Besonders häufig fallen dabei die Begriffe ERP und CRM. Obwohl beide Systeme wichtige Informationen bündeln und die Digitalisierung von Unternehmensprozessen unterstützen, verfolgen sie unterschiedliche Ziele.
Der ERP CRM Unterschied liegt vor allem im jeweiligen Fokus der Systeme. Während ein CRM-System Kundenbeziehungen, Vertriebsprozesse und Marketingaktivitäten unterstützt, konzentriert sich ein ERP-System auf interne Geschäftsprozesse und Unternehmensressourcen.
Doch was genau ist ein ERP-System, was macht ein CRM und wann benötigt ein Unternehmen welches System? In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Unterschiede und zeigen, wie CRM und ERP auch zusammenarbeiten können.
ERP-System einfach erklärt
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beschreibt eine Software zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen. Ein ERP-System hilft Unternehmen dabei, verschiedene interne Geschäftsprozesse zentral zu verwalten und miteinander zu verbinden.
Je nach Unternehmen kann ein ERP-System beispielsweise Bereiche wie Buchhaltung, Einkauf, Lagerverwaltung, Produktion, Personal oder Auftragsabwicklung abdecken. Statt mit verschiedenen einzelnen Tools zu arbeiten, werden relevante Unternehmensdaten in einem zentralen System zusammengeführt.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen erhält einen neuen Auftrag. Das ERP-System kann dabei helfen, den Auftrag zu erfassen, benötigte Materialien zu planen, Lagerbestände zu prüfen, Rechnungen zu erstellen und die weitere Abwicklung zu koordinieren.
Typische Funktionen eines ERP-Systems sind:
- Finanzbuchhaltung und Controlling
- Einkauf und Beschaffung
- Warenwirtschaft
- Lagerverwaltung
- Produktionsplanung
- Auftragsabwicklung
- Personalverwaltung
- Ressourcenplanung
Das Ziel eines ERP-Systems ist es, interne Geschäftsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Besonders Unternehmen mit komplexen Abläufen profitieren davon, wenn Daten und Prozesse zentral miteinander verbunden sind.
Was ist ein CRM-System?
CRM steht für „Customer Relationship Management“. Ein CRM-System unterstützt Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen und alle damit verbundenen Informationen zentral zu verwalten.
Während ein ERP-System vor allem interne Prozesse betrachtet, liegt der Fokus eines CRM auf Kunden, Interessenten und Vertriebsprozessen. Mitarbeitende aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice können relevante Informationen an einem zentralen Ort einsehen und nutzen.
In einem CRM-System lassen sich beispielsweise Kontakte, Unternehmen, Leads, Verkaufschancen und Kommunikationsverläufe verwalten. Dadurch entsteht eine bessere Übersicht darüber, wo sich potenzielle Kunden gerade im Kaufprozess befinden und welche Maßnahmen als Nächstes sinnvoll sind.
Typische Funktionen eines CRM-Systems sind:
- Kontakt- und Unternehmensverwaltung
- Lead Management
- Vertriebssteuerung
- Sales Pipeline Management
- Kundenkommunikation
- Marketing Automation
- Reporting und Analysen
- Kundenservice
Ein CRM kann Unternehmen dabei unterstützen, Vertriebsprozesse zu strukturieren und Kundenbeziehungen langfristig zu verbessern. Besonders dann, wenn mehrere Mitarbeitende mit Kunden arbeiten, sorgt ein zentral gepflegtes CRM dafür, dass wichtige Informationen nicht in einzelnen Excel-Dateien, E-Mails oder persönlichen Notizen verloren gehen.
→ Gerade für wachsende Unternehmen kann ein CRM-System dabei helfen, Kundendaten und Vertriebsprozesse frühzeitig zu strukturieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „CRM-System für kleine Unternehmen: Welches passt wirklich?“.
Unterschied ERP und CRM
Der wichtigste Unterschied zwischen ERP und CRM liegt im jeweiligen Anwendungsbereich.
Ein CRM-System konzentriert sich auf kundenbezogene Prozesse. Dazu gehören beispielsweise die Gewinnung neuer Leads, die Bearbeitung von Verkaufschancen und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen.
Ein ERP-System konzentriert sich dagegen auf interne Unternehmensprozesse. Dazu gehören beispielsweise Finanzen, Einkauf, Lagerbestände, Produktion und die Abwicklung von Aufträgen.
Beide Systeme können Unternehmen dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Sie lösen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
| Bereich | CRM-System | ERP-System |
| Fokus | Kunden und Interessenten | Interne Unternehmensprozesse |
| Ziel | Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen | Unternehmensressourcen und Prozesse steuern |
| Typische Bereiche | Vertrieb, Marketing und Kundenservice | Finanzen, Einkauf, Lager und Produktion |
| Verwaltete Daten | Kontakte, Leads und Verkaufschancen | Aufträge, Rechnungen, Lagerbestände und Ressourcen |
| Typische Funktionen | Lead Management, Sales Pipeline und Kundenkommunikation | Buchhaltung, Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung |
| Typische Nutzer | Vertrieb, Marketing und Kundenservice | Buchhaltung, Einkauf, Operations und Management |
| Perspektive | Customer Journey und Kundenbeziehung | Interne Geschäfts- und Unternehmensprozesse |
Ein weiterer Unterschied liegt in der Perspektive. Ein CRM betrachtet vor allem die Reise eines Interessenten oder Kunden. Wie wurde ein Lead gewonnen? Welche Gespräche haben stattgefunden? Welche Verkaufschance besteht aktuell?
Ein ERP-System betrachtet dagegen, was innerhalb eines Unternehmens passiert. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Aufträge müssen bearbeitet werden? Wie hoch sind die Lagerbestände? Welche Rechnungen wurden erstellt?
CRM und ERP sind deshalb keine direkten Konkurrenten. In vielen Unternehmen ergänzen sich beide Systeme.
CRM vs. ERP: Wann braucht ein Unternehmen welches System?
Ob ein Unternehmen ein CRM oder ein ERP benötigt, hängt vor allem davon ab, welche Prozesse optimiert werden sollen.
Ein CRM-System ist die richtige Wahl, wenn Kundenbeziehungen, Leads und Vertriebsprozesse im Mittelpunkt stehen. Es hilft dabei, Kundendaten zentral zu verwalten und Vertrieb sowie Marketing besser zu strukturieren.
Ein ERP-System eignet sich dagegen für Unternehmen, die interne Prozesse wie Buchhaltung, Einkauf, Lagerverwaltung oder Auftragsabwicklung zentral steuern möchten.
Grundsätzlich gilt: Ein CRM unterstützt vor allem kundenbezogene Prozesse, während ein ERP interne Unternehmensabläufe abbildet. Mit zunehmender Unternehmensgröße und komplexeren Prozessen kann auch der Einsatz beider Systeme sinnvoll sein.
ERP-Integration
CRM und ERP müssen nicht als getrennte Systeme nebeneinander existieren. Durch eine ERP-Integration können beide Systeme miteinander verbunden werden.
Eine Integration ermöglicht es, relevante Daten zwischen CRM und ERP auszutauschen. Dadurch können Mitarbeitende auf aktuelle Informationen zugreifen, ohne Daten mehrfach manuell in verschiedene Systeme eintragen zu müssen.
Ein typisches Beispiel ist der Übergang eines Interessenten zum Kunden. Die Kontaktdaten und Vertriebsaktivitäten werden zunächst im CRM-System verwaltet. Sobald ein Auftrag entsteht, können relevante Informationen an das ERP-System übergeben und dort weiterverarbeitet werden.
Eine ERP-Integration kann Unternehmen unter anderem dabei helfen:
- doppelte Datenpflege zu reduzieren
- manuelle Prozesse zu automatisieren
- Fehler bei der Datenübertragung zu vermeiden
- Informationen zwischen Abteilungen besser verfügbar zu machen
CRM und ERP sinnvoll miteinander verbinden
Eine gut geplante Integration sorgt dafür, dass beide Systeme ihre jeweiligen Stärken ausspielen können. HubSpot ist beispielsweise eine CRM-Plattform, mit der Unternehmen ihre Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zentral steuern können. Ein ERP-System kann diese Prozesse ergänzen, indem es Bereiche wie Auftragsabwicklung, Finanzen oder Warenwirtschaft abbildet.
Durch die Verbindung beider Systeme lassen sich Daten und Prozesse über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg effizienter nutzen.
→ Damit ein CRM-System sein volles Potenzial entfalten kann, ist neben der technischen Einrichtung vor allem eine klare Struktur der Prozesse entscheidend. Wie eine erfolgreiche Einführung aussehen kann, zeigen wir in unserem Beitrag „HubSpot Implementierung: So führst du dein CRM erfolgreich ein“.
Fazit: CRM oder ERP?
Der Unterschied zwischen ERP und CRM liegt vor allem im jeweiligen Fokus: Während ein CRM-System Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen, Vertriebsprozesse und Marketingaktivitäten zu steuern, konzentriert sich ein ERP-System auf interne Geschäftsprozesse und Unternehmensressourcen.
Welches System das richtige ist, hängt daher von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Stehen Kunden, Leads und Vertrieb im Mittelpunkt, ist ein CRM-System die passende Lösung. Sollen dagegen Prozesse wie Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Auftragsabwicklung zentral gesteuert werden, kann ein ERP-System sinnvoll sein.
CRM und ERP müssen dabei keine getrennten Lösungen sein. Durch eine passende Integration können beide Systeme ihre jeweiligen Stärken verbinden und zu durchgängigen, effizienteren Unternehmensprozessen beitragen.
